7 کاری که در مدیریت سخنرانیهای کوتاه باید انجام دهیم
اخیرا در یکی از سخنرانیهای عام‌المنفعه در یکی از مراکز خیریه شرکت کرده بودیم. با وجود این که اواخر سال بود و درگیری‌های زیادی داشتم اما اشتیاق من برای درگیر شدن با امور این مرکز مانع از عدم شرکت در جلسه شد. همه چیز خوب و طبق برنامه در حال پیش رفتن بود و تقریبا یک ساعت زمان پیش‌بینی شده برای سخنرانی تمام شده بود که ناگهان با سخنرانی یکی از مدعوان همه چیز از این رو به آن رو شد و سخنرانی کوتاهی که قرار بود تنها چند دقیقه طول بکشد به درازا کشید. طولانی شدن این سخنرانی نه تنها باعث نگرانی حاضرین در جلسه شد و تقریبا می‌شد صدای پچ پچ تک تک افراد را در سالن به وضوح شنید بلکه کل جو سخنرانی را متشنج کرد. از یک طرف افرادی که روی صندلی‌ها نشسته بودند برای ایستادن و ترک مراسم این دست و آن دست می‌کردند و از طرف دیگر هم افرادی که پیش از شروع سخنرانی آن شخص بلند شده بودند برای ترک کردن یا ترک نکردن سالن سخنرانی مردد شده بودند. به نظر می‌رسید سخنران آخر ضعف بزرگی در مدیریت سخنرانیهای کوتاه داشت و نه تنها مورد توجه مخاطبان قرار نگرفت بلکه توانایی‌های او در مدیریت بحث تقریبا زیر سوال رفت!
شما هم در چنین موقعیتی قرار گرفته‌اید؟ موقعیتی که هر یک از مخاطبان برای حفظ ظاهر و رعایت احترام طرف مقابل بالاجبار روی صندلی‌ها می‌نشینند اما همه فکر و ذهن آن‌ها جای دیگری است. موقعیتی که تقریبا موجب بر هم زدن نظم یک جلسه رسمی می‌شود و تاب و قرار را از مخاطب می‌گیرد. همه این مشکلات در حالی شکل می‌گیرد که سخنران در کمال آرامش و با عذرخواهی‌های متعدد کار خودش را پیش می‌برد و تقریبا نسبت به اصل وقت‌شناسی در سخنرانی بی‌توجه است.
تا کنون توصیه‌های زیادی را در باب نحوه ارائه یک سخنرانی خوانده و شنیده‌اید. این بار به صورت ویژه روی سخنرانیهای کوتاه و چند دقیقه‌ای تمرکز می‌کنیم تا نحوه مدیریت سخنرانیهای کوتاه را می‌آموزید.
نکاتی برای مدیریت بهتر سخنرانیهای کوتاه
یکی از بخش‌های پررنگ و آموزنده در سخنرانیهای رندی پاش رعایت اختصار است. مشابه با رندی پاش، متن‌های سخنرانی اوباما هم سرشار از اختصار و تکرار هستند. شاید خود شما هم به عنوان سخنران سخنرانی 5 دقیقه‌ای را به انواع و اقسام دیگر سخنرانی‌ها ترجیح بدهید؛ چون تقریبا هر لحظه آن با اشتیاق مخاطب برای قاپیدن مطالب همراه است. اما همین که سخنرانی مدت‌دار می‌شود این شوق و اشتیاق به مرور زمان فروکش می‌کند.
به یاد داشته باشیم که سخنرانیهای کوتاه هم ظرفیت و کشش تبدیل شدن به سخنرانیهای طولانی و خسته‌کننده را دارند و این موضوع با توجه به این که مخاطب انتظار شنیدن این حجم از مطالب را ندارد حیاتی است. به همین دلیل لازم است در مدیریت سخنرانیهای کوتاه به نکات زیر توجه داشته باشیم.
وسواس را در سخنرانی کوتاه دور بریزید
در انواع سخنرانی‌هایی که مدت زمان زیادی طول نمی‌کشند یک کشش، رغبت یا در واقع وسوسه در وجود سخنران وجود دارد که مایل است در همین مدت کوتاه همه چیز را بیان کرده و به این وسیله کل مطلب را پوشش دهد.
به عنوان یک سخنران در چنین شرابطی خواه ناخواه مجبور هستید که سرنوشتار یا عناوینی از یک موضوع طولانی را برگزیده و دقیقا همان مطالب را بدون بخش‌های اضافی بیان کنید. در این سخنرانی‌ها باید برای هر دقیقه برنامه‌ریزی داشته باشید. توصیه می‌کنیم ازتکنیک‌های سکانس‌بندی در سخنرانی بر اساس موضوع استفاده کنید تا همزمان از افسارگسیختگی ذهن مخاطب جلوگیری کرده باشید.
با برنامه‌ریزی و تدبیر پیش بروید
برنامه‌ریزی برای همه و در هر شرایطی لازم است. چه 5 روز قبل از سخنرانی به شما خبر داده باشند و چه نیم ساعت قبل از این که نوبت به شما برسد شما را از فرصت به وجود آمده آگاه کنند. خیلی از اوقات سخنرانی‌ها غیرمترقبه هستند و برای آن‌ها آمادگی نداریم. مثلا زمانی که در یک مهمانی رسمی قرار گرفته‌ایم از ما برای حضور در صحنه دعوت می‌شود. در چنین شرایطی شاید سخنرانی ما چند جمله کوتاه غیر از عبارت‌های تکراری و تقلید از دیگران نباشد؛ اما از هیچ بهتر است. حتی در این شرایط هم با برنامه‌ریزی و تدبیر می‌توان مدیریت سخنرانیهای کوتاه را به دست گرفت.
خیلی از خطاها از جایی شروع می‌شود که فکر می‌کنیم به خاطر کوتاه بودن سخنرانی به آمادگی کم‌تری نیاز داریم. غافل از آن که مدیریت سخنرانیهای کوتاه به آمادگی و تدبیر بیش‌تری نیاز دارد.
خودتان را از چرخه سخنرانی حذف کنید!
احتمالا در کل تاریخ، هیچ سخنرانی تا کنون وجود نداشته است که با خود بگوید ای کاش سخنرانی بیش‌تر طول بکشد! اوقات اضافه در سخنرانی می‌توانند بدون حضور سخنران در چرخه اصلی سخنرانی و با گفتگوهای دو یا چند نفره پر شوند. اگر در پایان سخنرانی زمان اضافی داشتید هرگز با لاف زدن و سخنان بی‌ربط، سخنرانی را به درازا نکشانید!
تقسیم سخنرانی به فواصل تک دقیقه‌ای
در سخنرانیهای کوتاه مجبور هستیم که جهت انتقال مطالب به تک تک دقایق تکیه کنیم. هر یک از این دقیقه‌ها می‌توانند با یک نتیجه‌گیری کوتاه مشخص شوند. در یک سخنرانی ده دقیقه‌ای، دو دقیقه اول برای معرفی و مقدمه، دو دقیقه دوم برای تشریح بحث، دو دقیقه سوم برای معرفی مواد و ابزار، دو دقیقه چهارم برای نتیجه‌گیری و دقایق پایانی برای جمع‌بندی نهایی خواهد بود.
بیش از حرف زدن، به نمایش بگذارید!
برای سخنرانیهای کوتاه و چند دقیقه‌ای بهتر است از اجسام و ابزارهای فیزیکی یا مجازی نظیر تصاویر، گراف‌ها، جداول مربوط به آمار و ارقام یه نمونه عینی استفاده کنید؛ چرا که قطعا دیدن چیزی که با چشم و از نزدیک دیده می‌شود لزوم ذکر جزئیات و وصف اشیا را برطرف می‌کند. به جز این، استفاده از اشیا تاثیرگذاری سخنان را بالاتر می‌برد. برای درک بهتر این موضوع به دو جمله زیر دقت کنید و سپس خودتان قضاوت نمایید که کدام یک روی مخاطب تاثیر بیش‌تری می‌گذارد؟
- روز گذشته یک قرارداد تاریخی امضا کردیم
- (خودکار را به دست بگیرید و بگویید) روز گذشته، با استفاده از این خودکار، قراردادی امضا شد که قرار است تاریخ کشور را دگرگون کند
سخنرانی را خصوصی و خاص برگزار کنید
لازم نیست که زیر و رو زندگی خود را با مخاطب تقسیم کنید؛ اما سخنرانیهای چند دقیقه‌ای کوتاه‌تر از این هستند که سخنران برای تاثیرگذاری بیش‌تر فرصت برقراری ارتباط و تعامل نزدیک را با مخاطب پیدا کند. از این رو توصیه می‌کنیم از نمایش احساسات شخصی و ابراز نظرات خودتان بین سخنرانی ابایی نداشته باشید. اگر خبر خوبی را به مخاطب مخابره می‌کنید حس غرور و خوشحالی خود را با آن‌ها تقسیم کنید و هنگام ذکر جزئیات تلخ از بیان و ابراز تاسف و غم خود نترسید.
بلندتر از همیشه سخن بگویید
همه مراحل قبلی، از آمادگی تا استفاده از اشیا و ابزارهای فیزیکی و مجازی بی‌فایده می‌شوند وقتی که مخاطبان شما نتوانند همین مدت زمان کمی هم که در اختیار دارند را از سخنان شما استفاده ببرند. اگر امکانات کافی در اختیار دارید حتما استفاده کنید؛ در غیر این صوت ابتدا سخنرانی از مخاطبان درباره کیفیت و بلندی صدا بپرسید.
یک ترفند جالب برای جلب توجه، ابراز وجود در ابتدا سخنرانی و مطمئن شدن از این قضیه دعوت از مخاطبان برای بالا بردن دست‌ها در صورت شنیدن صدای شما می‌باشد. اگر بخشی از افراد حاضر، دست‌هایشان را بالا نیاورده‌اند می‌توانید در آرامش کامل به این مشکل رسیدگی کنید و خودتان خیلی سریع صدایتان را با جمعیت هماهنگ سازید.
سخنرانی را در دانشگاه زندگی بیاموزید